La nouvelle est apparue pendant le confinement, et elle certainement passée inaperçue. En effet, depuis le 21 avril 2020, Microsoft propose de nouvelles fonctionnalités et modifie complètement le branding d’Office 365 en proposant un nouveau site internet. Dans cet article vous allez lire ce que cela change vraiment dans le quotidien de votre entreprise pour l’usage que vous avez de la suite de logiciels bureautiques de Windows. Mais également pour éviter de se tromper entre ces termes assez similaires qui se terminent tous les deux par 365, et décortiquer les nouvelles fonctionnalités de Microsoft 356, Logikart vous embarque au pays de l’intelligence artificielle.
L’intelligence artificielle (IA)
L’intelligence artificielle ou IA, qui fait désormais partie de notre quotidien, définit l’ensemble des techniques et des moyens mis en œuvre dans le but de réaliser des machines capables de simuler l’intelligence. La capacité que l’IA a, d’aider et de soutenir l’activité humaine dans sa volonté de co-créer et d’organiser est désormais incontestable ; elle est capable d’optimiser notre temps et nos habitudes, en nous permettant d’interagir avec nos maisons connectées grâce à de simples commandes vocales envoyées à Alexa ou Google.
On a dit simple ? En réalité ce n’est pas si simple que ça. Car l’intelligence artificielle est un savant mélange entre sciences cognitives, réseaux neuronaux, logique mathématique et informatique ; en s’appuyant sur ces sciences très pointus, l’IA recherche la meilleure méthode à la résolution d’un problème à forte complexité logique ou algorithme. Même si sa propension à remplacer la fonction humaine a toujours suscité des inquiétudes et des fantasmes au sujet la finalité de son développement ; il n’en demeure qu’utilisée à bon escient, l’intelligence artificielle permet d’optimiser les outils que nous utilisons et le résultat que nous pouvons en tirer dans notre travail quotidien. Et pour ce qui est du travail quotidien, Office 365 est présent dès lors que nous souhaitons envoyer un mail, écrire un document ou réaliser une présentation pour les nouveaux projets qui mobilisent une grande partie de la société dans laquelle nous sommes en poste. La nouvelle version de Microsoft 365 qui remplace Office 365, permet toujours d’effectuer ses actions de base, mais en mieux.
La transition d’Office 365 à Microsoft 365
Le chiffre “365” fait référence aux 365 jours de l’année puisque Microsoft offre la possibilité de souscrire à un abonnement annuel à Microsoft 365.
C’est en juin 2011 que la suite Office 365 est proposée aux utilisateurs comme un logiciel en tant que service, ou Software As A Service en anglais. La base de toutes les offres proposées est constituée par la suite Office 2013. En ce sens, en fonction de ses besoins, de sa taille et de son organisation, l’entreprise a la possibilité d’intégrer des outils supplémentaires tournés vers le cloud, la collaboration et/ou la communication.
En 2013, le service en tant que logiciel de Microsoft ajoute une dimension sociale à ses offres par abonnement, et intègre les pratiques du BYOD, abréviation de l’anglais, Bring Your Own Device traduit en français par PAP ou AVEC pour Prenez vos Appareils Personnels ou Apportez Vos Equipements de Communication. Il s’afit de la pratique qui incite les salariés à utiliser leurs appareils électroniques personnelles tels que leur PC portable, leur tablette électronique ou encore leur smartphone, dans un contexte professionnel.
La suite de logiciels bureautiques proposée par Microsoft englobe tous les besoins d’une entreprise et permet de réaliser des actions significatives garantissant la productivité de la société, depuis une seule et même plateforme. On pourrait également la nommer Office 360 (référence à une couverture 360 degrés) tant cette offre SasS est complète et imbrique facilement les outils les uns aux autres.
En 2013, la clef de voute d’Office 365 est constituée d’Office 2013 qui met en avant toutes les versions 2013 des trois logiciels phares de la suite bureautique Word, PowerPoint, Excel, ainsi que les solutions Access, Outlook, Publisher et OneNote.
A l’époque, Office 2013 succédait déjà à Office 2010 qui a enclenché des premiers changements importants tels que l’adoption d’une ergonomie plus fluide au niveau de UI, la transition remarquée vers le cloud, et le tactile, ainsi que l’intégration des réseaux sociaux.
Les nouvelles fonctionnalités de Microsoft 365
Aujourd’hui une nouvelle ère est arrivée, celle de Microsoft 365 qui apporte aux utilisateurs de nombreux avantages :
1) Excel vous permet de mieux gérer vos finances personnelles
Comme nous l’avons précisé au début de cet article, nous observons une migration d’Office 365 vers le nouveau Microsoft 365 qui intègre les pratiques de l’intelligence artificielle de façon très utile et efficace. En effet, avec le tableur d’Excel, vous pouvez dorénavant consulter un outil de gestion de finances personnelles qui existe pour l’instant uniquement aux Etats-Unis mais ne saurait tarder à arriver en France. Ce n’est pas si simple de gérer ses finances, même si beaucoup l’ont déjà testé avec Excel. Dans la suite améliorée de Microsoft 365, il ne s’agit plus d’insérer de nombreuses données et de faire les calculs soi-même, afin de mettre en forme les résultats. Il est maintenant possible de laisser les résultats s’afficher de manière automatique et intuitive avec beaucoup moins de temps passé sur l’insertion de données et de temps consacré à la mise en place de formules mathématiques.
2) Powerpoint intègre un coach en prise de parole
Lors de vos prises de paroles vous pourrez également désormais compter sur Presenter Coach ! Dans PowerPoint, cette nouvelle fonctionnalité permet d’améliorer votre discours à l’oral en vous donnant des astuces sur le mode présentateur. Microsoft a pensé à vous dans le sens où l’outil de création de présentation met un point d’honneur à supporter vos prises de paroles autant au niveau du fond (le contenu de votre présentation) que dans sa forme (votre aisance à l’oral et votre débit de parole) en détectant lorsque vous lisez trop votre document ou que vous utilisez le même ton monocorde. D’autre part, PowerPoint Deisgner arrive bientôt sur Word, Excel et PowerPoint, un nouvel outil texte qui aide à insérer une frise chronologique ou des mises en page originales dans vos différents documents de travail.
3) Microsoft Editor optimise vos textes
Vous avez parfois du mal à trouver vos mots ? Ou à rendre compte de vos idées à travers vos formulations de phrases ? Dans Word et Outlook désormais, tous les collaborateurs seront en mesure d’écrire des textes plus fluides et incisifs, en effectuant plus seulement des corrections d’orthographe mais également des corrections grammaticales et de syntaxe. Grâce à ce nouvel outil intégré à la suite, nommé Microsoft Editor. En effet, les utilisateurs pourront sélectionner le texte qu’ils souhaitent modifier et ouvrir un menu contextuel via le clic droit pour améliorer son contenu.
4) Password Monitor sécurise vos identifiants et mots de passe
Microsoft n’a pas fait l’impasse sur la sécurité et a complété cette proposition de nouvelles fonctionnalités avec Password Monitor qui permet de gérer ses favoris afin d’organiser ses recherches sur Internet. Sur le navigateur Edge de l’’éditeur, on remarque également une extension de Microsoft Editor accessible comme un assistant de texte virtuelle, avec également la possibilité de gérer ses mots de passe.
5) Family Safety mesure votre temps d’écran sur tous vos appareils
Pour finir, à l’occasion de la sortie de cette nouvelle version de la célèbre suite bureautique de Microsoft, l’éditeur de logiciels a développé une nouvelle application mobile disponible sur iOS et Android. En effet, Family Safety, permet aux abonnés de Microsoft de mesurer le temps passé par chaque collaborateur, devant son appareil Android, son PC ou sa Xbox (exceptés les terminaux iOS ou Mac), afin de limiter les abus. L’application permet aussi de savoir où les membres de votre famille se trouve. Vous recevrez des notifications lorsqu’une personne arrive ou quitte son domicile ou son lieu de travail.
Conclusion
On peut confirmer que Microsoft tape un grand coup dans la fourmilière avec ces réaménagements qui vont faciliter la vie de bons nombres de salariés. Il est vrai qu’en ce moment les entreprises ont besoin d’une palette d’outils la plus complète pour assurer l’efficacité du labeur en collaboration et en télétravail. Le service de tchat en entreprise Microsoft Teams dont vous pouvez trouver un article ici, ainsi qu’un espace de stockage en ligne, associé à un service de courrier professionnel et les logiciels Office premium accessibles sur tous les appareils, rendent la nouvelle suite Microsoft 365 encore plus mobile et intelligente. Si vous souhaitez miser sur le confort de vos équipes où qu’elles se trouvent, n’hésitez pas à contacter un membre de l’équipe Logikart qui pourra vous accompagner sur le déploiement de la suite Microsoft 365 version améliorée, au sein de votre entreprise.